テンプレートを用いたFAX送付状のスピード作成
FAX送付状はまだまだビジネスシーンでは欠かせないものですよね。そんなFAX送付状の作成には以外に時間がかかりますよね。またサイトなのからFAX送付状のテンプレートをダウンロードしようとしても以外に手間がかかってしまいます。そこでどのパソコンにも入っているWordをつかいFAX送付状を作成しましょう。
WordをつかいFAX送付状を作成
1、メニューバー[ファイル]から[新規作成]をクリックします
2、画面右側に[新しい文書]作業ウィンドウが表示されます
3、この中から[このコンピュータ上のテンプレート]をクリックします。Word2002は[標準のテンプレート]、Word2000ではダイアログボックスが表示されます
4、[社外文書]タブをクリックします
5、FAX送付状1〜3のテンプレートを選択できます
6、選択すると右側の[プレビュー]が表示されます
7、右下の[新規作成]で「ドキュメント」を選択し、[OK]ボタンをクリックすると右下の[新規作成]で「ドキュメント」を選択し、[OK]ボタンをクリックするとFAX送付状が完成します。
以上の手順で簡単にFAX送付状のテンプレートを作成することができます。Wordで作成しているため自分の好きなようにFAX送付状をアレンジすることが出来るのでかなり便利です。
Microsoft Office Onlineでダウンロード
Microsoft Office OnlineでFAX送付状のテンプレートを無料でダウンロードすることが出来ます。ファイルの保存形式がWordであるため、自分に必要な項目を付け加えたりすることが出来るのでかなり便利です。またデザイン性が高いものもあるのでビジネスシーンだけではなく、いろいろな場面で使えるFAX送付状のテンプレートとなっています。FAX送付状のテンプレートの種類は多いですが、しかし味気のないものも多いのでデザイン性の高いものを見つけるのも一苦労です。
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FAX送付状のテンプレートに記入する際の注意点
FAX送付状のテンプレートに記入するときに失礼があってはいけません。まずFAX送付状のテンプレートには基本的にはどのような項目があれば失礼に当たらないかです。
送付先
発信元
FAX 番号
電話番号
送付枚数
日付
件名
配布先
以上のような項目があればまず失礼にはあたりません。
FAX送付状を作成する際に絶対に忘れてはいけないのは一番上に、FAX送付状、FAX送信状と明記すること忘れないことです。送信先、発信元は必ず社名を全て明記しましょう。株式会社なども抜けのないように明記することが大切です。件名は読み手がFAX送付状に何が記載してあるか一目でわかるようにしておくとよいでしょう。また本文に季節の挨拶なども忘れないようにしておきましょう。
季節の挨拶は季節の挨拶利文集というサイトに例文があるので活用してください。
FAX送信サービスを知っていますか?
FAX送信サービスとはメッセージや添付ファイルをE-MAILで送ることで送信先には自動的にFAXとして届く画期的なインターネットFAX送信サービスのことです。
本文の文字内容はもちろん、添付ファイルもFAXとして送信することができます。PDFファイル、イメージファイルをそのままメールで添付して送付することでFAXとして送信できるという利点もあります。今やFAXは紙に書いて、紙で送るという時代ではないのです。
利用環境ですがインターネットメールの環境さえあれば、機器、ソフトウェアやFAX回線です。特定の業者に申込だけで、誰でも利用できるFAX送信サービスです。 しかも、私の調べたところ利用金もそこまで高くありません。国内でも、海外でもリーズナブルに利用することができます。またセキュリティも案外しっかりしており送信メールを暗号化しできるので、機密性の高い情報としてFAXを送信することができます。